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    EPMC空中沙龍丨信息技術助力企業項目化管理的便捷落地

    2016年5月19日19點整,第六期企業項目化管理俱樂部空中沙龍在全國企業項目化管理訓練營的微信群中準時召開,空中沙龍首次在上百人的微信大群中舉行,讓更多的朋友們參與、交流、互動,更好的推廣企業項目化管理,讓群里的企業家朋友們都能有所共鳴與收獲!

    盧顯彰執行會長發言

    尊敬的各位老師、各位朋友們,大家晚上好,今天我來主持咱們本次的沙龍,以前我們的沙龍都是在小群舉行,今天第一次在大群舉行,我感覺我的壓力好大??!這次沙龍的主體是信息技術助力企業項目化管理的便捷落地,主要包括一下幾個內容的交流研討:

    1、我們眼下的外部環境分析。

    2、目前信息技術在企業管理中的應用。

    3、信息技術和企業項目化管理融合的便捷解決方案。

    4、信息技術和企業項目化管理的落地實踐及預期效果。

    5、解決方案存在的問題。

    首先呢,我想請我們的韓老師為我們壓壓陣,讓我們歡迎韓老師!

    韓連勝會長發言

    感謝盧顯章會長、馬登科會長以及秘書處的卓越工作!選擇這么一個專業而又實效地內容,作為本次沙龍的主題,就企業項目化管理的信息化工作,我有如下看法和大家交流下,請大家批評指正:

    一、信息化管理,是企業項目化管理卓越的支撐和保證

    1、所有的管理只有通過信息化的手段,才會更簡單、便捷和高效,

    2、只有通過信息化的手段,才能讓我們的管理水平、管理的內容、流程得以固化、規劃和持續。

    二、并不是企業項目化管理的所有內容都可信息化

    1、管理的內容信息化的前提是管理的規范化、標準化;

    2、三個層級,五個領域里面中的企業戰略管理、項目管理,特別是多項目管理,體現了更多的前瞻性和哲學性,在信息化方面,還有很大挑戰。

    三、信息化的主要挑戰和難題:

    1、運營管理、組織管理和人員管理,目前都有比較成熟的信息化工具;

    2、企業的項目管理、戰略管理的信息化管理工具是難題,是重點;

    3、企業的各個IT手段分為各自的模塊,有各自的不同目標,一個企業的整體的信息化管理工具的系統融合是關鍵,是瓶頸。

    以上內容是我對“信息技術助力企業項目化管理的便捷落地”一些簡要的看法,希望能起到拋磚引玉的作用,希望大家共同探討這一有益的話題!

    盧顯彰執行會長發言

    一、面臨的外部環境

    1、經濟環境處于低谷,企業生存壓力巨大。

    2、小微企業團隊能力低,投入能力差。

    3、企業項目化管理需要一整套的體系支撐,從理解、接受到實施都需要付出很高的成本。

    4、人工成本越來越高,但執行力的落實越來越難管控。

    5、外部因素的影響不能實時傳遞到每個人,造成反應遲鈍。

    二、目前信息技術在企業中的應用

    目前信息技術在企業中的應用主要有:OA、ERP、財務軟件,生產型企業的生產管控系統,項目型企業的項目管理系統等。部署的方式有平臺、單機和APP。這些系統各有千秋,都在一定的范圍或者專業內對資源的管理有著巨大的幫助!但是,這些系統各自為政不能有機地融合,如同散落的珍珠,需要串起來才更加璀璨!

    眼下,互聯網的發展也大規模融入我們的日常生活。比如微信、淘寶、天貓等通用交易平臺,還有專業的如滴滴、神州專車,也有更專業的“小眾”平臺,如塑料交易網等??傊?,市場上所有的物資都可以在互聯網上采購到,幾乎所有的服務也都能在互聯網上實現。

    但問題在于,更多更多的企業,尤其是小微企業融入互聯網的的主要途徑還是上述簡單的交易平臺,比如開個微店搞搞微信營銷,或者寫個“帖子”在淘寶上立個門面掛個招牌,等等。就是說,僅僅把銷售簡單的和互聯網做了一個連接。

    如右圖所示,是嚴格按照“設計——制造——銷售——顧客”的線路。

    三、信息技術和企業項目化管理融合的便捷解決方案

    但是,社會的發展和客戶需求的多樣化、個性化,很多的企業都希望能借助信息技術、尤其是互聯網技術低成本地將傳統過程進行變革,實現“顧客——設計——制造——物流——顧客”的閉環運行,如右圖

    這一點,很多的企業都已經認識到了;很多的高科技企業、信息專家也都看到了——可是,如何借助信息技術來實現?有個很現實的困難是:客戶的需求是個別的、個性化的,而且整個過程隨時都是變化的。如果用傳統的生產運作模式來實現,將是非常困難的。比較好的解決方案就是項目化——把客戶的需求及供應過程當做一個“項目”來完成。

    在項目化的思維下,信息技術和互聯網技術完全可以幫助企業完成上圖的循環,低成本、便捷地融入互聯網+,實現企業更高的價值。

    比如:希望1和希望2可以通過某種技術實現二者的直接實時交互;希望3和希望4可以使用雷達掃描技術;希望5既可以使用雷達掃描技術,也可以把現有的物流網絡納入本循環體系來完成交付。實際上本循環中還隱藏著“最后一步”——服務使用價值評估和客戶管理——這一步基本上意味著將開始一個新的循環。

    所有的幾個希望,都可以建立在某個平臺的大數據分析上。

    當然,在其中的設計、制造等環節,現有的REP、OA、財務系統等將發揮專業軟件系統的巨大優勢。

    四、信息技術和企業項目化管理的落地實踐及預期效果

    作為經濟不發達省份的小微企業,我們有機會在韓老師的指點下,進行信息技術和企業項目化管理像融合的落地實踐。

    我們依托于對信息技術的理解和應用,運用項目化管理的理念,正在努力實現圖中圈內的系統搭建。目前,我們拿到了中國移動西寧市區的綜合維護,也將逐步熟悉西寧市區的“神經系統”,并依托神經系統搭建一個小小的服務類項目化管理試驗平臺:

    1、將通信維護中各個專業的工作進行WBS細分,直至可以進行標準化作業的“活動”。這些活動包含了主要的場景、檢查項和每個檢項的參數等諸多信息。這樣便于在實施中進行標準的驗證比對。

    2、把不同的活動根據工作內容進行打包,形成不同的工作包;多個工作包形成更大的工作包,直至整個項目。

    3、通過工作流的規劃,將工作包以網絡圖的方式全景呈現,并根據管控需要在工作包或者時間點設置管控點,管控點包含階段門、里程碑、質量閘、投資點、風險標等信息。

    4、執行中,通過網絡圖對工作包之間關系的進行梳理和引導,每個人都清晰何時該做什么、怎么做、做成什么樣、誰來檢查、進度和質量等相關要素偏差了怎么處理等。如果和管控點的標準發生偏差,系統將給相關干系人發出信息,督促解決,把執行中的問題消滅在萌芽狀態。

    5、因為維護工作設計不同的公司、不同的部門,通過一個溝通平臺,完成所有干系人之間的指令、任務、協商、協同、報備,以及變更、索賠等。

    6、在執行過程中,各種因素都可能導致工作內容、工作計劃發生調整。這種情況下,通過自由定制的信息流進行溝通,對發生的工作調整,在工作流規劃中進行調整即可,無需通知任何人,系統將把剩余的工作按照新的規劃推送給作業者去執行。

    這個小系統正在實驗中,我們希望達到如下的預期效果:

    1、每個駐點、每個月的維護工作都可以作為項目來實施。

    2、每個維護員的工作將由系統自動推送、引導,并通過數據碰撞發現工作偏差,第一時間糾偏,大幅提高執行力。

    3、通過執行力的提升,提高網絡維護指標的達標率。

    4、大幅降低對維護員的技能要求,降低維護成本。

    5、在完善系統的過程中,通過業務拓展,將新的客戶納入本系統,形成新的價值增長點。

    五、信息技術在企業項目化管理中應用的小思考

    1、信息化技術是實現低成本卓越管理必不可少的工具。

    2、信息化需要一定的條件,戰略性的決策、軟性的文化納入非常困難。

    3、 運營、生產方面的ERP等系統非常成熟,單項目管理的工具也比較成熟,但多項目、跨公司跨部門實施的項目管理工具是比較前沿的;而且現有的信息化項目管理工具都是以結果為導向的填報式系統,沒有以過程管控為核心的采集式系統。

    4、我們的小實驗完全可以把現有的OA、ERP等應用有機的融合進來,使整個體系更加完整。

    馬登科副會長發言

    各位老師,各位朋友們,大家晚上好,我是馬登科,非常感謝道特韓老師、梁老師為我們打造這個平臺!我今天能就我們公司信息化的實踐與大家做交流,有不當的地方請大家批評指正!

    我們每個人可能都經歷過紙質文件審批過程,甚至有些企業到現在還在這么做,耗費時間和人力,才能審批完一份文件

    隨著計算機的普及發展,有了OA(辦公自動化),文員不用跟拿著文件到各部門轉了,從電腦上發起流程,過段時間各個相關人員就可以在電腦上審批了,在一定程度上提高了辦公效率,節省了成本。 可是大家應該都感受過,一旦有某個審批人出差了或者休假了,整個流程就會停下來等他回到辦公室。

    2013年移動互聯網逐漸進入人們的生活,移動OA誕生了,跟所有的互聯網產品一樣,它打破了時間和空間的限制,讓我們的工作變得非常高效。這就是為什么我們現在所處的時代叫做互聯網時代的原因?;ヂ摼W已經逐漸成為第一生產力。

    辦公如此,生產如此,商貿如此,服務如此,企業管理亦如此。信息化工具和手段已經是我們生產,經營,管理中不可獲缺的元素。

    我再說說我的公司現在的信息化狀況。

    公司里現在只有兩個文件需要我簽字,一個是合同,一個是報賬單,后期我們的報賬單也會用電子簽章,其它所有管理工作都可以在手機和電腦上完成。這是我們自己團隊開發的一套企業綜合管理平臺,整合了人事,財務、銷售、協同辦公、資產管理 員工績效管理及工資生成、工程隊出勤及工資生成、食堂點餐、項目(生產)管理。

    移動OA只是這個平臺里的一部分。

    著重說一下項目管理:

    從項目立項、項目任務分解、進度管理、成本管理 、合同管理、質量管理、到項目驗收結束,再有開票申請、收入登記等項目的全生命周期都進行了信息化的管理。

    主要管理了項目的范圍、進度、成本、質量、采購、溝通、人辦資源等要素 。以拄周會上各個項目經理在匯報所管理的所有項目的進度,下周計劃,發現的問題等,需要費較長時間進行匯報,并且會有可能有漏項或不準確,關鍵是管理層只能了妥到結果。

    自從有了綜合管理平臺后,管理人員可以實時看到項目的當下狀態,項目周會時只需要處理系統里告警的,未按計劃完成的問題任務。

    每月各部門的費用都會被統計出來,各項目的成本也會被實時展現出來,項目每個節點的質量情況會被記錄下來,形成文件集。

    自2013年開始,我用的很長時間在引導我的員工們學習項目管理知識,他們的知識積累的很慢 ,應用效果也不夠明顯, 現在他們只需要跟著系統走就行了,每一個項目的生命周期都在系統里了,缺了一樣都沒法完成工作, 現在我們的每一個項目都很清楚地展現在相關權限管理者面前了。

    但是有一點,信息化并不是萬能的,管理意識的培養,企業和項目管理理論基礎的提升,管理實操能力的提高任然是企業管理落地的根本,信息化的手段是讓具體的管理工作更加高效和準確的工具。

    梁毅副會長發言

    剛才大家說的這個內容非常精彩,我個人覺得學到了非常多的東西,那既然秘書長讓我談一談看法呢,我從以下三個方面和大家做一個交流,不一定對啊,因為我信息化的了解比在座的各位并不多多少。

    十五年前我曾經干過軟件開發的工作,現在的移動互聯技術,包括對軟件的影響,應該說已經是變化非常多了,那么關于項目管理,或者項目化管理,這個信息軟件的開發工作國內外做的人很多,做的企業也很多,但是總體來看這個軟件有一些問題,我先說說這個問題吧!

    第一個問題就是現在的系統大而全、所有的事情無所不包,造成軟件的設計過程很困難,部署的過程和最后人員使用都很困難,很多軟件都出現過類似問題。這種理想化的狀態吧,總讓人覺得落地過程中會產生各種各樣的問題,這既包括理念的問題,也包括工作習慣和對流程的遵從性的問題,甚至有的企業流程都沒有他就上軟件,過去二十年,用軟件的企業很多很多,但效果并不理想,可能在個別領域的個別內容用的還是不錯的,比如財務軟件。

    回到企業項目化管理軟件的應用或者開發或者將來的推廣,我覺得咱們需要關注兩個因素,一個是原來以來我們在開發軟件過程中所遇到的這些痛點和難點,第二個是目前現有的最新移動互聯技術的快速進展,以前無法實施的東西現在或許變的可行了。

    再我看來企業項目化的軟件的核心價值或者目標分三個層面:

    1、 如何通過軟件把現有的可以固化的或者經過優化之后的最佳流程得以實現;

    2、 中國企業一直以來最缺乏的過程化的記錄,沒有什么文件或者經驗可以記錄保存下來;

    3、 我們在企業管理過程中,領導人更多靠表向或者最近的一些表現去判定一些問題,而不是靠數據化進行分析企業發展趨勢,原因是領導人數字化意識差與企業信息化系統無法提供有價值的數據。

    第二個問題就是價值的實現過程,現在開發軟件將來以什么形勢進行展示?

    第一,軟件是非常有價值、高性價比的杠桿,可以把以前費勁的事情通過信息化進行轉化,從而變得簡單容易,如果這個軟件能夠開發成功,會為我們中國的所有企業的項目化能力的提升是一個非常大的撬動,我們軟件開發的結果一定是要最基層的人、實施項目的人、管理項目的人、操作項目的人都能非常方便的應用,這個是最關鍵的。

    第二,項目的運轉系統必須與企業的職能系統通過信息化進行對接,避免項目形成信息的孤島。

    第三,項目化管理的軟件的開發與應用,要遵從從0到1的原則,先從一個項目去做好,再慢慢去探討多項目的管理工具和技巧。多項目管理包括項目集群管理、組合管理,涉及的專業技術比較多,而且應用層次更小眾。在此基礎上在慢慢的完善,快速迭代,比一次想把所有事情都做好更重要。

    中國電建集團國際工程有限公司 沈健處長也與大家交流:

    1.信息化對企業各層面存在不同的沖擊:決策層的管理理念的沖擊;中層的工作習慣的沖擊;基層職業技能和崗位職數的沖擊。

    2.對于工程企業來說,項目信息更多來自外部壓力:政府對施工資質中信息化的要求;國際項目中業主的要求。

    3.信息化的阻力:以工程企業來說,改革開放以來,推行項目承包,而國際上先進的管理模式首推職業經理人制,本質上的差異決定了阻力的來源;信息化建設的高投入對企業當前盈利能力的沖擊帶來的阻力也不容小視。

    4.但隨著項目管理自魯布格的引入,到后來的IPMP、PMP知識體系逐步進入人們的視野,到在個別項目的實踐,到個別公司的全面項目化管理再到韓博士的企業項目化管理的理念體系的逐步受到企業家們的歡迎。

    我相信企業的信息化方興未艾,由被動接受到主動實施。

    大家你一言我一語的交流著,紛紛提出項目化管理與信息技術融合的看法,老師們的拋磚引玉,企業家朋友們的頭腦風暴,都為這個全國企業項目化管理訓練營的微信群增添了無限的活力,至此,2016年第六期企業項目化管理俱樂部空中沙龍圓滿結束!讓我們下期再見!